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Como controlar melhor seu posto de serviços

Check list: 10 itens necessários para quem quer controlar melhor seu posto de serviços

Dizem que é o olho do dono que engorda o gado. Mais do que um antigo ditado popular, esta expressão diz muito sobre a necessidade de acompanhar e controlar todas as variáveis que envolvem um negócio, em especial aquelas que estão diretamente relacionadas à saúde financeira das empresas.

 

Contar com soluções que possam auxiliar neste acompanhamento próximo é decisivo. Um sistema de gestão para postos de serviços permite um olhar próximo do gestor e coloca à disposição dele funcionalidades essenciais para que possa alcançar uma melhor administração, inclusive financeira. Ainda assim, muitos não tomam alguns cuidados necessários para evitar perdas e desvios de dinheiro que podem ser muito prejudiciais para o negócio.

 

Para auxiliar os gestores no controle eficaz dos processos e evitar estas perdas financeiras, criamos um check list especial que todo gestor precisa seguir quando utiliza o nosso sistema.

 

Pronto para ter uma gestão mais eficaz do seu posto de serviço? Então siga estes 10 passos!

 

CHECK-LIST GESTOR POSTO: Como controlar melhor seu posto de serviços

1. Permissões: Dentro do sistema, é possível criar vários logins para facilitar o acesso de toda equipe envolvida nas atividades diárias do posto. No entanto, é preciso atenção, pois não é indicado que todas as pessoas tenham acesso irrestrito às funcionalidades, em especial àquelas que estão intimamente ligadas à parte financeira. Assim, o gestor precisa conferir as permissões de usuários ao sistema e permitir apenas a pessoas de confiança o acesso a itens como:

 

  • Cancelamento de quitações: para evitar desvios de valores a receber;
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  • Reabertura do dia: uma vez trancado, só uma pessoa deve ter permissão para reabrir e em casos especiais;
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  • Cadastro de contas correntes: o ideal é que o administrador cadastre uma por vez e feche o sistema ao final, já que todas as movimentações de débito e crédito estão vinculadas ali. Assim fica impossível alterar o histórico das transações;
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  • Cadastro de cartões de crédito: como é possível alterar taxas de administração do cartão, com a restrição de permissões você evita possíveis desvios de valores;
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  • Cadastro de clientes: alguns clientes contam com limites e preços especiais, por isso nem todos podem cadastrar os valores negociados;
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  • Cadastro de produtos: aqui fica o preço de custo e de venda do posto, um dos itens primordiais para a gestão. Qualquer alteração impacta diretamente na saúde financeira do negócio;
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  • Mudanças de preço combustível: imagine de vários profissionais ficarem responsáveis por fazer estas alterações? Concentrar em poucos ajuda no controle;
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  • Inventário: imprescindível para a contabilidade do negócio, os inventários precisam de atenção especial de profissionais atentos para evitar prejuízos no futuro;

     

  • Movimento e manutenção de encerrantes: os números de venda do cupom precisam ser iguais aos do encerrante, por isso apenas pessoas capacitadas devem ter autorização para mexer neste item.
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    2. Bloqueio de sistema: Para garantir o controle das entradas e saídas do posto, o ideal é fazer o fechamento do caixa periodicamente. Ainda assim, muitos gestores apenas conferem o caixa e não o travam, permitindo que mudanças não autorizadas possam ser feitas no sistema.

     

    O fechamento deve fazer parte da rotina do posto, acontecendo em no máximo 3 dias. Este prazo pode ser alterado quando houver feriado ou imprevistos, como falta do funcionário responsável pelas atividades diárias. Para facilitar, o software da Intercamp oferece uma funcionalidade de agendar o bloqueio do sistema enquanto o fechamento não for realizado. Apenas pessoas autorizadas devem poder destrancá-lo.

     

    3. Operações: Diariamente é preciso realizar as quitações de cheques, cartões, notas a prazos e contas a pagar. Assim, nos relatórios mensais você terá dados muito mais assertivos.

     

    4. Transferências em dinheiro: Sempre que realizar transferências bancárias do dinheiro, debitando o valor do caixa geral (cofre e caixa administrativo) e creditando na conta banco, é necessário dar baixa no sistema, mostrando que o valor em questão não está mais no posto.

     

    5. Conciliação Bancária: A conferência entre o controle financeiro interno e as contas bancárias vinculadas precisa ser realizada periodicamente e com bastante cuidado. Assim, o posto deve ter um responsável por verificar os saldos em questão e evitar descompasso de informações.

     

    6. Acumulado a receber: É preciso acompanhar o acumulado a receber (cheques, Notas Fiscais, cartões, pagamentos em atraso) através do fechamento do caixa. Isso deve ser feito após o fechamento dos turnos diários.

     

    7. Relatório de fechamento do dia: Todos os dias é importante acompanhar os principais indicadores do seu posto, entre eles resumo do fechamento do dia (compra e venda dos produtos do posto), o Livro Movimento Combustível (LMC), o resumo da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), – todos eles estão reunidos num único relatório para facilitar o acesso do administrador da unidade.

     

    8. Acompanhar Relatórios como:

     

  • Saldo NF: venda real X com o documento fiscal emitido;
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  • Aferições de bico: como reduzem a venda por encerrante e não é emitido cupom fiscal, é necessário verificar se o combustível retornou para o tanque;
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  • Perdas e sobras: perdas e sobras de combustível não deve ultrapassar limites estabelecidos para evitar desvios e multas por não cumprir determinações de órgãos reguladores;
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  • Inventários de produtos: deve-se checar os inventários por períodos para ter melhor controle sobre entrada e saída dos itens;
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  • DRE X Evolução de patrimônio: é importante comparar estes dois itens, tendo em vista que a DRE permite verificar o resultado de um período (lucro, prejuízo, receita bruta e variável, custo fixo, entre outros) e a evolução de patrimônio analisa a diferença entre ativo e passivo e as suas variações por período;
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  • Indicadores (Postofácil Mobile): é essencial acompanhar de perto este item, pois reúne importantes informações que auxiliam na tomada de decisão, como dados de vendas de combustíveis e produtos, estoque de combustível, contas a pagar cadastradas, entre outros.
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    9. Conferir Despesas e Entradas: Faça a checagem mensal de todas as despesas pagas (comprovantes e justificativas) e compare com as entradas em estoque e com os lançamentos das demais notas fiscais de entrada para o SPED.

     

    10. Analisar operações no caixa: Travar operações no Caixa ou liberar mediante senha? Esta é uma das preocupações constantes dos gestores de postos de serviços. Listamos alguns dos exemplos mais comuns que acontecem no PDV para orientá-lo sobre como proceder:

     

  • Libere uma % de desconto ou acréscimo máximo, quando ela for ultrapassada, uma nova liberação só deve acontecer mediante senha;
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  • Autorize um valor máximo de troco sobre cheque e ou cartão, quando excederem o limite, libere após digitação da senha;
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  • A troca de formas de pagamento só deve ser validada depois da inserção da senha;
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  • Clientes com limite de crédito excedido só podem realizar compra depois de validação com senha;
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  • Exija a liberação do supervisor para cancelamento de venda ou item de venda;
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  • Autorizar a quitação de notas a prazo de clientes mediante inclusão de senha.
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    Ficou em dúvida sobre como utilizar algum desses itens no seu posto? Fale com um de nossos técnicos!

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